Hazte querer con tu Plan de comunicación

Hazte querer con tu Plan de comunicación

Es posible que aun no te hayas planteado elaborar un Plan de comunicación para tu pequeña empresa porque creas que sólo es necesario para las que cuentan con presupuestos abultados o con un gran equipo, y nada más lejos de la realidad, un Plan de comunicación no tiene necesariamente que ser complejo, costoso y con un gran nivel de gestión.

Otra razón para no lanzarte es que el término te suene a chino mandarín, que no sepas qué es, que no tengas claro para qué sirve y cómo se hace, pues en este post te lo explicaré paso a paso y de manera muy sencilla. ¡Vaya, que esto va de un Plan de comunicación para principiantes!

 ¿Qué es un Plan de comunicación?

Es un documento donde planificarás toda la comunicación de tu empresa, en un tiempo determinado, generalmente un año. Consta de varias fases en las que debes determinar qué quieres conseguir, cuáles son tus objetivos, decidir a quién vas a dirigir la comunicación, pensar cuál es la idea que quieres transmitir, fijar el presupuesto con el que contarás, seleccionar los medios apropiados y su frecuencia de utilización, después ejecutarás el plan, haciendo seguimiento y control, correcciones si son necesarias y una evaluación final.

El Plan de comunicación no es una herramienta de gestión aislada, no es un objetivo en sí mismo sino un canal más para alcanzar las metas globales de la empresa, contribuye a la consecución de los objetivos generales. Eso sí requiere una gran dosis de planificación y que todo tu equipo le ponga ganas y se involucre, porque depende de todos.

 ¿Para qué sirve un Plan de comunicación?

Un Plan de comunicación sirve para gestionar y conseguir una valoración positiva de nuestro negocio, no importa su tamaño, siempre habrá acciones acordes para conseguir los objetivos. Los expertos aseguran que gran parte del desarrollo y supervivencia de una empresa la determina la imagen que proyecta hacia el exterior y el interior. Eso sí, los buenos resultados se obtienen haciendo una buena gestión, aplicando todo lo que hemos concebido y cumpliéndolo a “raja tabla”, aunque también tiene que ser flexible a los cambios.

Estructura de un Plan

Para hacer un Plan de comunicación no existe una plantilla universal , sin embargo, hay algunos aspectos que son fundamentales en su elaboración, aquí tienes los más relevantes:

 1. Auditoría

Lo primero que debes hacer es un estudio del entorno: análisis externo, interno, de la competencia, del consumidor, etc. tener un informe certero de la realidad que te rodea y sus tendencias, te ayudará a detectar nuevas oportunidades y adelantarte a posibles cambios.

También analiza el modelo de negocio, estructura empresarial, presupuesto, número de empleados, facturación mensual o del último año, beneficios, estrategia de marketing, cómo fueron los inicios y razón de ser de la empresa o marca, misión, visión, y valores que la caracterizan. ¡Vamos, autoconocimiento puro y duro!

Esta radiografía de la empresa irá acompañada de la matriz DAFO, debes tener muy claro el mapa de la marca: cuáles son las debilidades, qué amenaza realmente a la marca, cuáles son las fortalezas, lo que la diferencia, y cuáles son las oportunidades a aprovechar.

En este apartado también debes realizar un análisis de la reputación online de la marca, es decir, su situación en redes sociales y posicionamiento, esto permitirá determinar la estrategia , y por consiguiente las acciones y campañas que servirán para conseguir los objetivos planteados.

 2. Objetivos

Aquí comienza la etapa operativa, empiezas a construir los cimientos, sin objetivos nunca tendrás un Plan de comunicación, pero recuerda que estos deben estar integrados en las metas globales de la empresa.

Si tienes un pequeño negocio y no has tenido nunca un Plan de comunicación es recomendable fijarse entre tres y cuatro objetivos solamente, es importante que sean cualitativos y cuantitativos, fácilmente medibles, temporales y finitos, obviamente alcanzables y realistas. Algunos ejemplos que podrían estar en la lista: incrementar el tráfico web, reducir costes de publicidad, reconocimiento de la marca o producto, fidelización de los clientes actuales, apertura de canales de venta online.

 3. Público objetivo o target

Este punto es capital. Debes tener muy claro quién es el público o audiencia en la red para centrar en él todo el esfuerzo, saber dónde está, cuáles son sus hábitos de compra, qué medios utiliza para estar informado y qué estilo comunicativo maneja, este tema es clave para la estructura del mensaje, para que les resulte interesante y se sientan más identificados. Todo esto te ayudará a diseñar contenidos que se adapten mejor a sus necesidades.

También debes aprender a segmentar el público, utilizando atributos demográficos como el sector profesional, poder de decisión de compra, estado civil, edad, género, residencia, etc.

 4. El mensaje

Es lo que comunicas a un público concreto, con un tono y un estilo previamente estudiado, dependiendo de toda la investigación anterior, el lenguaje puede ser cercano y coloquial o formal.

La estructura del mensaje también viene determinada por la característica del medio que utilizarás, en el post anterior ya vimos que no es lo mismo escribir para Twitter que para Facebook, o  la diferencia entre el lenguaje radial, televisivo o cinematográfico.

 5. Estrategia

La estrategia es el camino a seguir, lo que se planifica de manera anticipada para conseguir el objetivo. Debes establecer una estrategia diferenciada por cada objetivo, utilizando las redes y canales afines al público a quien quieres dirigirte.

No confundamos la estrategia con la táctica. La estrategia forma parte importante de un plan para alcanzar unos objetivos concretos, en cambio, la táctica es la acción que representa la ejecución de esa estrategia.

Un ejemplo de todo lo explicado hasta aquí: imagínate que la meta global de la empresa es introducir este año un nuevo producto, uno de los objetivos es su posicionamiento en Google, la estrategia sería planificar las acciones en redes sociales para conseguir el posicionamiento.

Otras estrategias para nuestra empresa puede ser el diseño de una campaña SEO (posicionamiento natural en buscadores); un plan de marketing para potenciar el branding, etc.

 6. Acciones

Las acciones son cada una de las operaciones a poner en marcha, basadas en la estrategia, con el fin de alcanzar los objetivos marcados. Las acciones sirven de marco inicial a la estrategia, son de obligado cumplimiento y tienen que ser bien definidas y coherentes.

Es importante que seas muy creativo porque es el momento de generar buenas ideas y que llegado este punto sigas viendo este proceso como un todo, como un planteamiento tipo blended (combinación de técnicas) que si lo aplicas de forma efectiva verás los buenos resultados y conclusiones.

Plantéate las acciones de acuerdo a tus intereses, utilizando herramientas como: redes sociales, blog marketing, e-mail marketing, vídeo marketing, PPC (pago por clic), publicidad impresa y exterior, buzoneo, flayers, catálogos, el boca oreja, ferias y eventos, prensa, radio televisión, cine, en fin, todo depende de los objetivos, de la estrategia planteada, del presupuesto, etc.

 7. Cronograma

El cronograma es imprescindible en todo Plan de comunicación, constituye la optimización del tiempo, te servirá de guía en la ejecución del Plan de comunicación porque determinará el tiempo de dedicación previsto para cada actividad.

Establecer el tiempo necesario para la implementación de cada acción es constatar que el plan funciona y que se obtienen los resultados esperados. Es tan sencillo como utilizar alguna herramienta de control de fases, una hoja Excel y tabla de Gantt, por ejemplo. El cronograma es mejor implementarlo por semanas y no por días y separar las actividades según su duración y regularidad, y tenerlo siempre visible.

 8. Presupuesto

El presupuesto es la cantidad económica que destinarás a la puesta en marcha del Plan de comunicación. Acuérdate que hay muchas herramientas online y algunos medios de comunicación completamente gratuitos, hay opciones muy efectivas pero llevarán más tiempo ver resultados. La publicidad, el marketing o los RR.PP. darán resultados inmediatos pero necesitan de inversión económica.

 9. Control

De nada sirve todo lo anterior si no sabes si estás alcanzando los objetivos propuestos, si el Plan de comunicación está funcionando, si las acciones van por el buen camino y cumplen con el objetivo previsto, o si por el contrario, tienes que hacer correcciones, y reorientar la estrategia, recuerda que el plan debe ser flexible.

Si has hecho las cosas bien desde el principio y los objetivos son medibles es fácil llevar un control. Algunos indicadores medirán el cumplimiento real de las acciones programadas, el presupuesto ejecutado sobre el total dispuesto para la acción de promoción y divulgación, el número real de personas impactadas por las acciones que has desarrollado, etc.

El mundo online es un mundo aparte, en el que tienes que entrar y necesariamente familiarizarte. La analítica Web te permite conocer el comportamiento de los usuarios en la red y así mejorar la web o la presencia en redes sociales.

Seguro que te suena Google Analytics, o términos como ROI (retorno de inversión de las estrategias de promoción) o los KPI (Key Performance Indicators o indicadores claves de desempeño) que te ayudan a medir y controlar el volumen de ventas, los ingresos y beneficios, crecimiento de número de clientes, posicionamiento, la fidelización y así analizar los resultados de los objetivos propuestos en tu Plan de comunicación.

En la actualidad hay muchísimas herramientas y aplicaciones para medir y monitorizar los distintos indicadores y llevar a cabo un seguimiento óptimo.

 10. Evaluación

Son las conclusiones finales que determinan si se han cumplido los objetivos, qué has hecho bien, dónde han estado los fallos, cómo mejorar la estrategia, etc. En la evaluación final debes medir el cumplimiento real de cada acción, el presupuesto invertido y el impacto global.

*

¡Y hasta el próximo año con tu nuevo Plan de comunicación! esta vez aprendiendo de los errores y fortaleciendo los aciertos. Con estas bases puedes elaborar un Plan de comunicación en tu Pyme, negocio u organización, si necesitas pautas más específicas en Hazte Querer, marketing y comunicación digital ¡te asesoramos!

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